O Simples Nacional é um regime tributário diferenciado, simplificado e favorecido, destinado às microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), oferecendo um tratamento tributário adequado à realidade desses negócios. No entanto, muitos empresários ainda têm dúvidas sobre a necessidade de certificação digital para o cumprimento de obrigações tanto principais quanto acessórias.
É fundamental entender que a certificação digital não é sempre exigida para as MEs e EPPs no Simples Nacional, mas existem exceções importantes que devem ser consideradas. Por exemplo, a certificação digital torna-se obrigatória em situações específicas, como:
- Na entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GFIP) e nas operações com o eSocial, especialmente dependendo do número de empregados na empresa.
- Na emissão de documentos fiscais eletrônicos (NF-e), de acordo com as normas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) ou legislação municipal.
- Na prestação de informações relacionadas ao ICMS, quando envolver operações ou prestações sujeitas ao regime de substituição tributária ou antecipação do recolhimento do imposto.
Por exemplo, a partir de 1º de julho de 2018, qualquer empresa optante pelo Simples Nacional que possua ao menos um empregado precisa utilizar a certificação digital para o cumprimento de suas obrigações no eSocial. A partir de 2016, as regras foram gradativamente tornando-se mais rigorosas em relação ao número mínimo de empregados para a exigência da certificação.
Desta forma, é crucial que os empreendedores se mantenham atualizados e consultem regularmente um contador ou especialista para assegurar que todas as obrigações estejam sendo cumpridas corretamente e evitar surpresas desagradáveis que possam impactar a saúde financeira do negócio.
Além dos aspectos obrigatórios, vale considerar que a adoção voluntária da certificação digital pode trazer benefícios como a maior segurança nos processos eletrônicos, rapidez e a redução de custos com papel, por exemplo, contribuindo assim para a eficiência operacional do negócio.