A Reforma Tributária de 2025, formalizada pela Lei Complementar nº 214, trouxe importantes mudanças na maneira como a documentação fiscal deve ser gerida. Para contadores e empreendedores, entender essas alterações é crucial para evitar complicações legais e manter a conformidade fiscal.
Uma questão central tratada na Lei é a conservação dos comprovantes de escrituração contábil. O Art. 336 especifica que os documentos relacionados a fatos que possam influenciar lançamentos contábeis futuros devem ser preservados até que seja superado o período de decadência para a constituição de créditos tributários. Isso significa que as empresas precisam ter um sistema eficaz de arquivamento e recuperação de dados para proteger seus interesses a longo prazo.
Exemplo Prático: Suponha que uma empresa realiza uma transação imobiliária em 2025 cujo impacto nos lançamentos contábeis se estende por cinco anos. Todos os comprovantes relacionados a essa transação devem ser mantidos por, pelo menos, cinco anos após o lançamento contábil final. Isso assegura que, em caso de fiscalização retroativa, a empresa está preparada para apresentar toda a documentação exigida.
Além disso, o Art. 337 aborda a obrigatoriedade de manutenção de documentação técnica atualizada pelos usuários de sistemas de processamento de dados. Esta documentação deve ser suficientemente detalhada para facilitar auditorias e pode ser mantida em formato digital. Entretanto, é importante observar que, se requisitado, essa documentação deverá estar disponível também em forma impressa.
Dica: Invista em sistemas de ERP que oferecem funcionalidades avançadas de arquivamento e recuperação de documentação técnica e fiscal. Isso não só facilitará a auditoria, mas também assegurará que sua empresa esteja em total conformidade com as exigências da nova lei.
Os impactos diretos no dia a dia das empresas incluem a necessidade de adaptação de sistemas para permitir a fácil recuperação destes documentos e a educação das equipes para garantir que todos os dados necessários estejam adequadamente arquivados. Uma gestão eficiente da documentação fiscal não só auxilia na conformidade, mas também pode levar a uma melhor organização e economia de recursos no longo prazo.